Ольга, после нашего с тобой разговора к нам пришло много вопросов и большая их часть содержала просьбу рассказать о том, как ты структурируешь свой день и управляешься с массой дел?

Olga Nechaeva fox studio time managementДумаю, начать стоит с рассказа о принципах, которыми я пользуюсь. Дело в том, что наша жизнь циклична. Она делится на года, месяца, недели, и т.д. Может быть. от того, что я давно в бизнесе, в голове у меня постоянно есть некий календарь и я очень хорошо чувствую время. В начале года мне свойственно распределять те события, о которых я зарание знаю, что они произойдут, в моем мысленном календаре.

Так же в начале года я определяю свои цели на год и потом их разбиваю на подцели по кварталам.

В первую очередь, в календарь я записываю все то, что связано с моей семьей: отпуска, детские каникулы. Тут же планирую напоминания об этих событиях, которые первый раз выскакивают за несколько месяцев до события. Вот например, пасхальные школьные каникулы: за некоторое время до этого у меня в календаре всплыло напоминание о том,  что надо подобрать и организовать несколько музеев и поездок с детьми.

После семьи я вношу в календарь все, что связано с бизнесом. Что именно будет записано зависит от тех бизнес-целей, которые я определила в начале года. Это не значит, что все расписывается по датам. Это просто задачи, которые нужно выполнить в какой-то момент.

В планировании я пользуюсь двумя основными принципами:

  1. Принцип приоритета описан во многих бизнес-книгах. Есть такая притча: если в стакан сначала насыпать песок, то большие камни уже не поместятся. А если сначала уместить большие камни, потом камни по-меньше и, в самом конце, пустое пространство засыпать песком (ака мелкими делами), то в стакан поместится намного больше камней. Ну, а в календарь — дел. Следуя этому правилу я сначала планирую все важное и трудоемкое, а дальше уже по нисходящей.
  2. Мой втрой принцип: ничего не держать в голове. Мы постоянно носим с собой в голове список дел и это отнимает у нас огромное количество ментальной энергиии. Как только я стала записывать все, я почувствовала огромное облегчение. Например, когда я покупаю страховки на дом, я уже заранее знаю, что их нужно будет в какой-то момент продлить и уже в момент покупки записываю в календаре напоминания о продлении или пересмотре полисов, и после этого спокойно выбрасываю эту совершенно ненужную информацию из головы. То же самое я, например, делаю с кредитными карточками — заранее пишу напоминание о том, что карточку скоро нужно будет продлить и пришло время проанализировать нужна ли она мне вообще и т.д.

Такая систематизация моей жизни происходит не из-за того, что мне просто нравится жить в строго регламентированом мире, а потому, что это очень облегчает мою ежедневную жизнь. Это с родни механизации стирки или мытья посуды. Для меня такое планирование это возможность высвободить мои ресурсы для более важных дел.

Ты пользуешься чем-то кроме Outlook календаря?

С практической точки зрения мне очень нравится приложение Calendar 5. В нем есть возможность не только все встречи и дела расписывать (appointments), но и создавать списки задач (to do lists), которые накладываются на календарь. Каждой основной задаче можно присвоить свой цвет, и потом все подзадачи, все шаги к достижению цели, можно тоже вписывать в календарь. Главное, чем бы вы не пользовались, чтобы это не отнимало у вас уйму времени.

Скажи, а ты всегда так все планировала и записывала?

Цели, как таковые, я себе ставила всегда, но это были большие цели. Например в 24 года я себе сказала “хочу к 30-ти зарабатывать 100.000 в год”. И это при том, чтo на тот момент я зарабатывала 10 тысяч в год. Но это была не четко сформулированная цель с планом ее достижения, а скорее сформулированное и высказанное желание. Я просто так для себя внутри решила и срок выполнения себе дала до 30 лет. Так что это больше из серии визуализации.

Заниматься активным менеджментом времени мне пришлось, когда я ушла в бизнес. Когда у тебя дети и работа в офисе, то много планировать и не надо. На работе тебя обычно твое начальство и сам производственный процесс организовывают, ну, а дома с семьей количество дел можно и без ежедневника решить. Но, когда у меня появился бизнес с нуля, вот тут-то и возникла острая необходимость все четко планировать. Дело в том, что когда открываешь бизнес, то нужно столько всего делать одновременно и в разных направлениях, что без планирования все бы превратилось в кашу.

Ты в прошлых интервью уже упоминала, что читала много книг по бизнесу, а что-то по управлению временем ты читала?

Когда я решила, что следующим шагом я хочу открыть бизнес, я села и первым делом стала читать книги о том, как открыть бизнес. И все эти книги говорят о том, что надо сесть и написать план на пять лет, на 1 год и потом поквартально. Когда читаешь, что 95% успешных людей имеют письменные цели, а 95% всех остальных людей целей своих не записывают, то как-то, лично у меня, вопроса о целесообразности записи моих целей больше не вставало.

Когда нарастает ком дел, то начинаешь что-то не успевать, забывать и от этого нарастает и фрустрация. От нее можно избавиться двумя способами: можно уйти в депрессию, а можно бороться активно. Я принадлежу к людям-бойцам. Когда я поняла, что с горой дел я не справляюсь, то начала искать хорошие книжки по тайм-менеджменту.  Стала делать все, как в книжках было написано. Например, в однй книге говорилось, что люди склонны делать срочное, а не важное в первую очередь. Соответственно, я нарисовала для себя матрицу важных дел.

Так что всему тайм-менеджменту я училась сама и по книгам. Сейчас это уже стало моим вторым я. Но и у меня бывает, что я днями не следую своим планам, а сижу, например, в интернете. Честно говоря, о нашем интервью я забыла и вместо того, что бы готовится к нему, весь день провела в Фейсбуке. Все бывает…

Скажи, а ты не боишься, что жестко распланировав свои приоритеты и фокусируясь на предварительно определенных целях, ты упускаешь новые возможности, которые возникают спонтанно? Ведь случай он вознкает обычно не тогда, когда у нас на него есть время?

Нет, не боюсь. Во-первых, я цели формулирую не за один вечер. Они пишутся и переписываются много раз, то есть они всегда соответствуют моим глубинным потребностям. У меня так же есть такой файл, куда я складываю идеи “на потом”. Когда у меня будет время я вернусь к этому файлу, просмотрю на идеи, которые я туда сложила еще раз более пристально, и, может быть, из каких-то заметок родится новая цель.

Многие, после прочтения последнего интервью, спрашивали, не становишься ли ты роботом от такого тотального планирования?

В нашей жизни много рутины: мы спим, мы едим каждый день, сменяются времена года в четко предопределенной последовательности, дети растут с определенной скоростью и не могут из младенца превратится в подростка за месяц. Но ничто из этого не делает нас роботами. Так что расстановка приоритетов в делах врядли кого-то превратит в робота.

Мой личный опыт говорит о том, что когда мы вдруг решаем в свободный день куда-то поехать, то очень часто оказывается, что место, куда мы хотели попасть, или закрыто, или на дорогах пробки, или коврик для пикника взять забыли. В результате получается спонтанно, но очень плохо подготовлено. Намного лучше знать заранее, что будет свободный день, и подумать, о том, как его организовать. Мой папа в таких ситуациях всегда говорил: “Импровизация должна быть хорошо подготовлена”.

Что бы ты посоветовала тем, кто хочет научиться управлять своим временем, но не знает с чего начать?

Я бы советовала — идти и делать! Если, вроде как, хочется, но почему-то так ничего не сделано в этом направлении, это значит, что есть проблемы с мотивацией.

Когда человек хочет, он всегда найдет как. Когда не хочет — он всегда найдет отговорку, почему не сейчас.

Например, я всю свою корпоративную карьеру ненавидела networking. Я интроверт! Меня холодный пот прошибал только от одной мысли, что надо будет куда-то пойти, с кем-то разговаривать. И все эти годы я пыталась доказать, что “я другая”, что “мне не надо”, что “можно и без этого”. Закончилось все тем, что, когда у меня появился свой собственный бизнес, и мне нужно было подойти к незнакомому мне лично инвестору и попросить денег, я смогла это сделать без особых проблем. Все потому, что теперь это мне было действительно нужно.

Для тех, кто никогда особенно не увлекался тайм-менеджментом, но сейчас загорелся этой идеей — ты могла бы порекомендовать какие-то книги, которые стоит прочитать?

Я бы советовала три основные книги:

  1. «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» Русский / Английский
  2. «Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности» Русский / Английский
  3. «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности» Русский / Английский